L’été approche et avec lui se pose la question récurrente de la gestion des congés de votre gardien d’immeuble. Cette période de vacances, légitime et nécessaire pour ces agents, requiert une organisation minutieuse afin de maintenir la qualité des services au sein de votre copropriété. Entre obligations légales et solutions pratiques, voici comment gérer efficacement cette transition temporaire.
Anticiper le départ en congé du gardien
Selon la convention collective nationale des gardiens et concierges, ces professionnels bénéficient de 2,5 jours de congés payés par mois travaillé, auxquels peuvent s’ajouter des jours supplémentaires en fonction de l’ancienneté. Pour prévenir toute désorganisation, vous devez définir un calendrier précis avec votre gardien d’immeuble au moins deux mois avant son départ. Cette anticipation laisse une marge pour gérer plusieurs points : la communication auprès des résidents, la transmission des consignes fondamentales et la mise en place d’une substitution adaptée. Notez également que depuis 2015, l’auto-remplacement n’est plus autorisé, ce qui signifie que le gardien ne peut plus assurer lui-même son remplacement pendant ses vacances. Il ne faut pas négliger la question des clés et des codes d’accès. Préparez un inventaire détaillé des moyens d’accès qui devront être provisoirement confiés au remplaçant, tout en veillant à la protection du bâtiment. Une procédure de remise et de restitution documentée évitera tout problème ultérieur.
Définir les missions à maintenir
Commencez par établir des priorités claires pour garantir la continuité des services essentiels. Les responsabilités incontournables comprennent généralement la :
- gestion des accès et la sécurité de l’immeuble,
- sortie et la rentrée des poubelles,
- réception des colis et du courrier recommandé,
- surveillance générale des parties communes,
- gestion des interventions urgentes (fuite d’eau, panne d’électricité).
En revanche, certaines tâches comme le nettoyage approfondi peuvent être temporairement allégées ou réorganisées. Élaborez un document qui répertorie les missions quotidiennes, hebdomadaires et exceptionnelles à maintenir. Ce manuel servira de feuille de route pour le remplaçant et facilitera la reprise des activités au retour de votre gardien. Pensez par ailleurs à prévoir un système de management des situations d’urgence, avec des contacts clairement identifiés (syndic, entreprises de maintenance, etc.) et des procédures précises à suivre en cas d’incident.
Les options de remplacement disponibles
La première solution est de faire appel à un salarié en contrat à durée déterminée. Cela aide à maintenir une présence physique régulière dans la résidence, similaire à celle du professionnel titulaire. Toutefois, cette approche nécessite un processus de recrutement rigoureux et une période de formation, même courte, pour que le remplaçant puisse s’approprier les spécificités de votre copropriété. Une alternative, souvent privilégiée pour sa flexibilité, est le recours à un établissement spécialisé dans l’entretien des immeubles. Ces sociétés disposent du personnel formé et peuvent intervenir selon un planning préétabli. Cette option permet de moduler les prestations en fonction des besoins réels et s’avère très adaptée pour les bâtiments de taille moyenne. Pour les constructions plus importantes, la mise en place d’une équipe de roulement peut être envisagée. Cela consiste à faire intervenir plusieurs employés d’une même structure, chacun étant spécialisé dans un domaine particulier (nettoyage, sécurité, gestion des déchets, etc.). Cette formule garantit un niveau d’expertise élevé pour chaque tâche, mais requiert une coordination efficace.
Sources :
https://www.baticopro.com/guides/les-vacances-du-gardien.html
Copropriété : astuces pour bien gérer l’absence du gardien pendant ses vacances
